为方便广大教职工和学生办理报销业务，提高办事效率，避免因单据内容不全、报销手续不齐等原因给您带来诸多不便，特制定本指南。
一、各单位或项目各项经费开支原则上应由本单位或项目人员到计财处办理，除质保金的退付外，其他报销业务一般不得由厂方等外单位人员直接到计财处进行经费支取。
二、各单位或项目经办人员办理报销业务时，所取得或者填制的原始凭证必须合法有效。原始凭证要求如下：
1、原始凭证包括税务部门印制的盖有税务局发票监制章的发票、财政部门印制的盖有财政专用章的收据、经政府有关部门批准使用的专业票据（如火车票、飞机票等）及自制的符合要求的劳务报酬签收表等。发票或收据的接受单位名称必须是“贵州师范大学”（不得在其后加写具体院、处等的名称，也不能用“贵师大”、“师大”等简写代替），填写内容必须齐全，大小写金额必须一致，并加盖出具单位发票专用章或财务专用章（仅盖有单位公章的票据无效，不予报销）。
2、原始凭证的内容必须根据实际发生的经济事项填写，内容必须真实、完整，严禁弄虚作假。购物发票必须注明物品名称、数量、单价和金额，四者缺一不可。发票内容为办公用品、实验材料、书等需提供开票单位出具加盖印章的明细单或购物小票作为附件；对笼统的以办公用品、实验材料、书及代号等冠名的发票，一律不予受理报销。
3、原始凭证上必须有经办人签名；购买实物的原始凭证,还须有验收证明；原始凭证内容为餐费、礼品等时须在凭证背面注明或单独说明具体事由。签名必须为本人的真实签名，不得代签。签名人对所签票据的真实性、合法性负责。对于缺少签名的票据，经办人员应拿回原单位补签。
4、原始凭证有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处加盖开出单位公章，不得涂改和挖补。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。
5、原则上当年的票据应在当年报销，最迟不应超过第二年的3月份。
6、原始凭证上所有签字不得用圆珠笔或红色笔，必须用蓝、黑墨水钢笔或签字笔签写。
三、票据的整理和粘贴:经办人员应将不同经济业务内容、不同大小的票据分类整理，对零散的原始凭证应粘贴在规格为长24cm×宽14.5cm的粘贴单（自备）上。粘贴单据时须从右至左依次相错粘贴在粘贴单上，所有粘贴的原始单据其上下左右不得超出粘贴单边缘，一张粘贴单不够可粘贴多张；尺寸大于粘贴单的票据或其他附件，超出部分按粘贴单大小平整折叠。票据粘贴要求整齐、薄厚均匀，不鼓包、不塌陷。
四、各单位或项目经办人员在到计财处报账前，须将所有原始单据及报销汇总表交单位或项目负责人审核。各单位或项目负责人审核后应将同意报销金额及经费开支渠道签在报销汇总表上。如遇特殊情况超标准、超范围开支的，须写明情况。对超预算的支出，在按规定程序增加预算指标前一律不得报销。
五、具体业务经办注意事项
1、差旅费报销：必须填写计财处统一印制的差旅费报销表。差旅费报销表上必须有单位负责人和经办人签字，填明出差人员姓名、出差地点、事由及时间等。出差所发生的火车票、飞机票、轮船票以及长途汽车票等，按照时间和地点在第一栏“车船费”中填列；所发生的住宿费，在“住宿费”一栏中填列；发生在出差目的地以及前往火车站、机场的交通费用，以及所发生的订票费、保险费、会议费、邮寄费等按类别逐一将金额填列在“杂费”一栏中。
外出开会者报销时必须附会议通知。不符合乘坐飞机和软卧者，其经费列支渠道非学院和项目经费的，飞机票或软卧车票须报校领导签字。学院带队非贵阳市集中实习的，报销前还需报校领导签批。
2、出国人员护照、签证等费用报销：根据学校外事处要求，出国出境人员护照费、签证费、公证费、往返国际旅费及机场建设费等的报销，需附出国出境任务批件。
3、探亲旅费：由人事处审批签字后，持人事处出具的学校职工探亲旅费单来计财处凭票报销。探亲差旅费火车按硬座（50岁以上者可报硬卧），轮船按四等舱位报销，乘长途公共汽车的凭票据实报销。未婚职工探父母或已婚职工探配偶可一年报销一次，按标准全额报销；已婚职工探望父母的四年报销一次，探亲路费在本人标准工资（工资单上前两项之和）30%以内的由本人自理，超过部分由学校负担。
4、职工丧葬、抚恤费凭人事处开出的取款通知到计划财务处领款。
5、各单位基建、修缮工程项目，无论工程大小一律实行必审制。此类业务报销时须备齐立项报告、正式合同、工程决（结）算单及验收单等附件。
6、报账须同时附国有资产管理处的固定资产验收及入库手续的事项为：单位价值达到国家规定标准（一般设备1000元，专用设备1500元），使用年限1年以上的固定资产；单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资（金额10000以上），作为固定资产管理.
7、人员经费。对教师课酬、各类补贴、相对固定的临时工工资等属资金集中发放性质的经费发放表应依人员类别不同分三类表格分别编制：在校教职工人员经费发放表、校外人员经费发放表、临时工经费发放表；凡涉及个人所得税的，须同时附上单独的个人所得税明细表（上述表样均可从计财处网页上下载）。
8、学生奖助学金、困难补助或勤工助学酬金等学生经费发放须编制学生经费发放表(表样可从计财处网页上下载)并经学工部确认，学生经费发放表须区分研究生和本科生，并先经计财处信息管理科核对学生信息确认无误并签字后，方可报账。
9、会议经费报销：由学校承办的各类研讨会、学术会议以及各种年会， 在召开前需向有关主管部门和计财处提交会议收支预算书。会议结束后，凭预算书、决算书和发票等支出凭证一次性集中报销，不得分次拆零报销。会议住宿费、伙食费、场租费等发票需附出票单位的详细结算单。
10、广告费报销：各单位招生培训等内容的广告费报销，凭发票及所登广告复印件方可报销。
11、质保金的退付，需持收款单位财务的收款收据，经使用单位确认使用情况正常后，报国资处负责人审核签字方可退付。
六、预算下拨经费不得报销私人小汽车的养路费、保险费等固定费用。
七、经费开支渠道非本部门所属经费的项目须先经立项批准，落实经费列支渠道后方可报销。
八、借款须先填写计财处统一印制的一式二联借款单，并经单位负责人和计财处负责人签字后方可办理借款手续。
九、依据国家现金管理的有关规定，结算金额在1000元（含）以上以及单位之间资金往来的，一律通过银行进行结算。支票自签发之日起有效期为10天。经办人若不慎遗失支票，应立即办理银行挂失手续，并依法向人民法院申请公示催告。
十、预开收据：在计财处网站下载预开发票（收据）申请书，按要求填写相关内容后，单位分管领导及项目负责人签字，并加盖单位公章，另同时附上经费到款说明，说明中应包含来款单位名称、金额、项目内容及资金用途，若为科研经费的，需附科研管理部门出据的“科研项目经费入账说明”方可预开发票或收据。
